Trong thế giới truyền thông và truyền thông năng động, quan hệ công chúng (PR) đã tự khẳng định mình là một khía cạnh quan trọng trong chiến lược của bất kỳ tổ chức nào. Ảnh hưởng của nó trải rộng trên toàn bộ quản lý danh tiếng, nhận thức về thương hiệu, giảm thiểu khủng hoảng và thúc đẩy mối quan hệ tích cực với các bên liên quan khác nhau. Giá trị nội tại này đã khơi dậy sự tìm kiếm không ngừng các công cụ và kỹ thuật sáng tạo để nâng cao hiệu quả của các chiến lược PR.
Một sự đổi mới như vậy nằm trong lĩnh vực trí tuệ nhân tạo (AI). Với khả năng xử lý và tạo văn bản giống con người, AI đã mở ra những chân trời mới cho các chuyên gia PR. Trong số các công cụ hỗ trợ AI hiện có, ChatGPT, được phát triển bởi OpenAI, nổi bật với khả năng xử lý ngôn ngữ đặc biệt. Bài đăng trên blog này sẽ đi sâu vào cách các chuyên gia PR có thể khai thác sức mạnh của ChatGPT để tăng cường các chiến lược PR của họ và mang lại kết quả hiệu quả hơn.
Trong các phần tiếp theo, chúng tôi sẽ chia nhỏ hoạt động của lời nhắc ChatGPT, cung cấp các ví dụ về cách chúng có thể được áp dụng trong các tình huống PR khác nhau và đưa ra các mẹo để tối ưu hóa việc bạn sử dụng công cụ AI này. Chúng tôi cũng sẽ thảo luận về những cân nhắc và hạn chế về mặt đạo đức khi tích hợp AI vào các hoạt động PR của bạn. Cho dù bạn là một chuyên gia PR dày dạn kinh nghiệm hay một người mới, hướng dẫn này sẽ cung cấp những cách sâu sắc để kết hợp ChatGPT vào bộ công cụ của bạn.
Hãy theo dõi khi chúng tôi bắt tay vào khám phá ChatGPT và các ứng dụng tiềm năng của nó trong quan hệ công chúng.
Hiểu về sức mạnh của lời nhắc trong ChatGPT
Cách hoạt động của lời nhắc trong ChatGPT
ChatGPT hoạt động thông qua một hệ thống nhắc nhở và phản hồi. Lời nhắc về cơ bản là đầu vào — một câu hỏi, câu nói hoặc hướng dẫn — hướng dẫn phản ứng của AI. Khi người dùng nhập lời nhắc, ChatGPT sẽ phân tích lời nhắc đó và tạo phản hồi dựa trên các mẫu mà nó đã học được trong quá trình đào tạo trên một kho văn bản lớn. AI không hiểu nội dung theo nghĩa của con người mà sử dụng các mẫu thống kê để tạo ra các phản hồi phù hợp và mạch lạc.
Lời nhắc ví dụ:
Tạo một bản tóm tắt về những tiến bộ AI mới nhất.
Viết một bài thơ về mùa xuân.
Tạo một cuộc đối thoại giữa hai nhân vật thảo luận về biến đổi khí hậu.
Tầm quan trọng của lời nhắc có cấu trúc tốt trong việc tạo ra phản hồi hiệu quả
Chất lượng của phản hồi từ ChatGPT chủ yếu phụ thuộc vào tính rõ ràng và cụ thể của lời nhắc. Lời nhắc mơ hồ hoặc được xây dựng kém có thể dẫn đến phản hồi ít liên quan hoặc hữu ích hơn. Chẳng hạn, một lời nhắc chẳng hạn như "Viết về AI" quá rộng và có thể dẫn đến một kết quả chung chung. Tuy nhiên, một lời nhắc cụ thể hơn, chẳng hạn như "Thảo luận về ý nghĩa đạo đức của AI trong chăm sóc sức khỏe", có thể hướng dẫn AI hướng tới phản hồi chi tiết và phù hợp hơn.
Lời nhắc ví dụ:
Thảo luận về ý nghĩa đạo đức của AI trong chăm sóc sức khỏe.
Giải thích những thách thức khi triển khai AI trong các doanh nghiệp nhỏ.
Mô tả vai trò của AI trong việc nâng cao dịch vụ khách hàng trong ngành thương mại điện tử.
Ví dụ về lời nhắc đơn giản và kết quả của chúng
Tính linh hoạt của ChatGPT cho phép ChatGPT đáp ứng nhiều loại lời nhắc, từ yêu cầu đơn giản đến nhiệm vụ sáng tạo phức tạp. Chẳng hạn, bạn có thể sử dụng ChatGPT để soạn thảo email, viết bài báo hoặc tạo ý tưởng cho một dự án. Các ví dụ sau đây minh họa nhiều loại đầu ra mà ChatGPT có thể tạo ra dựa trên các lời nhắc khác nhau.
Lời nhắc ví dụ:
Soạn thảo email cho khách hàng đề xuất dòng thời gian dự án mới.
Viết một bài đăng trên blog về lợi ích của chế độ ăn dựa trên thực vật.
Tạo ra năm ý tưởng độc đáo cho một sự kiện gây quỹ từ thiện.
Sử dụng ChatGPT trong các tình huống PR
Viết thông cáo báo chí
ChatGPT có thể là một công cụ vô giá để soạn thảo thông cáo báo chí. Nó có thể tạo nội dung nhanh chóng, giải phóng thời gian cho các chuyên gia PR để tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược. Tuy nhiên, điều quan trọng cần nhớ là các phản hồi của AI phải luôn được con người xem xét và có thể chỉnh sửa để đảm bảo tính chính xác và phù hợp.
Khi tạo lời nhắc cho thông cáo báo chí, tính cụ thể là chìa khóa. Bạn cung cấp càng nhiều chi tiết, đầu ra sẽ càng chính xác và hữu ích. Cân nhắc việc cung cấp thông tin về mục đích của thông cáo báo chí, tổ chức liên quan, chi tiết chính của tin tức, trích dẫn và giọng điệu mong muốn.
Lời nhắc ví dụ:
Soạn thảo thông cáo báo chí cho một công ty khởi nghiệp công nghệ ra mắt sản phẩm AI mới. Bao gồm một trích dẫn từ Giám đốc điều hành thể hiện sự phấn khích về tiềm năng của sản phẩm.
Viết thông cáo báo chí cho một tổ chức phi lợi nhuận thông báo về thành tích gây quỹ lớn. Giọng điệu nên ăn mừng và biết ơn.
Viết thông cáo báo chí cho một trường đại học công bố chương trình học bổng mới. Bao gồm một trích dẫn từ hiệu trưởng trường đại học về tầm quan trọng của khả năng tiếp cận trong giáo dục.
Quản lý truyền thông xã hội
Với tầm quan trọng ngày càng tăng của mạng xã hội trong PR, ChatGPT có thể là một tài sản quý giá trong việc tạo nội dung hấp dẫn và quản lý các tương tác trên mạng xã hội. AI có thể soạn thảo các bài đăng, tạo phản hồi cho nhận xét của người dùng và thậm chí đề xuất ý tưởng nội dung dựa trên các chủ đề được chỉ định.
Khi sử dụng ChatGPT để quản lý mạng xã hội, hãy nhớ điều chỉnh lời nhắc của bạn cho phù hợp với nền tảng và đối tượng. Chẳng hạn, giai điệu, độ dài và nội dung của một bài đăng trên LinkedIn sẽ khác với nội dung của một tweet.
Lời nhắc ví dụ:
Soạn thảo một bài đăng trên LinkedIn cho một công ty B2B thông báo về mối quan hệ đối tác mới. Giọng điệu nên chuyên nghiệp và lạc quan.
Viết một dòng tweet cho một thương hiệu thời trang quảng cáo dòng quần áo bền vững mới. Giọng điệu nên bình thường và nhiệt tình.
Tạo phản hồi cho bình luận trên Facebook của khách hàng thể hiện sự hài lòng với sản phẩm. Câu trả lời nên thể hiện lòng biết ơn và củng cố cam kết về chất lượng của thương hiệu.
Quản lý khủng hoảng
ChatGPT cũng có thể được sử dụng như một công cụ để quản lý khủng hoảng, giúp soạn thảo các phản hồi hoặc tuyên bố ban đầu trong một tình huống khó khăn. Tuy nhiên, điều quan trọng cần lưu ý là AI không nên thay thế phán đoán của con người trong các tình huống nhạy cảm. Đầu ra của AI cần được xem xét kỹ lưỡng và điều chỉnh khi cần thiết để đảm bảo tính phù hợp và độ nhạy.
Lời nhắc ví dụ:
Soạn thảo một tuyên bố ban đầu cho một công ty gặp phải vi phạm dữ liệu. Tuyên bố nên xác nhận tình hình, bày tỏ mối quan tâm và đảm bảo với các bên liên quan về hành động ngay lập tức.
Viết phản hồi cho tweet của khách hàng thể hiện sự không hài lòng với sản phẩm. Câu trả lời phải mang tính xin lỗi và hướng đến giải pháp.
Tạo thông cáo báo chí cho một công ty giải quyết các mối quan ngại về môi trường do các nhà hoạt động đưa ra. Giọng điệu phải tôn trọng và chủ động, đồng thời nội dung phải nêu rõ cam kết của công ty đối với sự bền vững.
Mẹo và phương pháp hay nhất để sử dụng ChatGPT trong PR
Kỹ thuật tạo phản hồi tốt hơn
Hiệu quả của ChatGPT phần lớn phụ thuộc vào chất lượng lời nhắc của bạn. Một lời nhắc được thiết kế tốt có thể hướng dẫn AI tạo ra các phản hồi hữu ích và phù hợp hơn. Dưới đây là một số kỹ thuật để xem xét:
- Hãy cụ thể: Bạn cung cấp càng nhiều chi tiết trong lời nhắc của mình, phản hồi sẽ càng tập trung hơn.
- Đặt bối cảnh: Cung cấp đủ thông tin cơ bản để định hướng AI theo đầu ra mong muốn.
- Xác định định dạng: Nếu bạn muốn một định dạng cụ thể cho phản hồi, hãy nêu định dạng đó trong lời nhắc của bạn.
Lời nhắc ví dụ:
Soạn thảo thông cáo báo chí cho một công ty công nghệ ra mắt sản phẩm bảo mật dữ liệu mới. Thông cáo báo chí nên bao gồm thông tin cơ bản về công ty, mô tả chi tiết về sản phẩm, các điểm bán hàng độc đáo của nó và trích dẫn từ Giám đốc điều hành.
Viết một bài đăng trên Facebook cho một nơi trú ẩn động vật phi lợi nhuận thông báo về sự kiện nhận con nuôi. Bài đăng phải bao gồm ngày, giờ, địa điểm của sự kiện, những gì đang diễn ra tại sự kiện và lời kêu gọi hành động dành cho người theo dõi.
Tạo phản hồi cho khiếu nại qua email của khách hàng về việc giao hàng bị chậm trễ. Câu trả lời nên thừa nhận vấn đề, đưa ra lời giải thích nếu có thể, bày tỏ sự hối tiếc và đề xuất giải pháp.
Tầm quan trọng của sự giám sát của con người và chỉnh sửa cuối cùng
Mặc dù ChatGPT có thể tạo ra kết quả ấn tượng, nhưng điều quan trọng cần nhớ rằng đó là một công cụ AI và không sở hữu sự hiểu biết hay phán đoán của con người. Do đó, kết quả đầu ra của nó phải luôn được xem xét và có thể được chỉnh sửa bởi con người. Điều này đặc biệt quan trọng trong quan hệ công chúng, nơi các sắc thái của ngôn ngữ và bối cảnh là rất quan trọng.
Lời nhắc ví dụ:
Xem lại bản thảo thông cáo báo chí do ChatGPT tạo, kiểm tra độ chính xác, giọng điệu và sự rõ ràng của thực tế.
Chỉnh sửa phản hồi cho khiếu nại của khách hàng do ChatGPT tạo ra, đảm bảo rằng phản hồi đó phù hợp với hướng dẫn và giọng nói dịch vụ khách hàng của công ty.
Kiểm tra bài đăng trên mạng xã hội do ChatGPT tạo để biết ngôn ngữ phù hợp, thẻ bắt đầu bằng # và gắn thẻ cho các tài khoản có liên quan.
Hiểu những hạn chế và cân nhắc đạo đức khi sử dụng AI trong PR
Mặc dù AI có thể là một công cụ mạnh mẽ trong PR, nhưng điều quan trọng là phải nhận thức được những hạn chế của nó. Chẳng hạn, ChatGPT không thể xác thực thông tin hoặc hiểu những cảm xúc phức tạp của con người. Về mặt đạo đức, điều quan trọng là phải duy trì tính minh bạch và trung thực khi sử dụng nội dung do AI tạo ra, đảm bảo các bên liên quan biết khi giao tiếp do AI tạo ra.
Lời nhắc ví dụ:
Xem lại phản ứng khủng hoảng do ChatGPT tạo ra để biết độ nhạy và mức độ phù hợp.
Kiểm tra nội dung mạng xã hội do AI tạo ra để biết khả năng nhạy cảm về văn hóa, chính trị hoặc xã hội.
Đảm bảo rằng tất cả nội dung do AI tạo ra đều tuân thủ các nguyên tắc đạo đức về tính minh bạch và trung thực trong giao tiếp.
Lời nhắc ChatGPT tuyệt vời hơn dành cho quan hệ công chúng
Như chúng ta đã thấy, ChatGPT có thể là một công cụ mạnh mẽ cho nhiều nhiệm vụ quan hệ công chúng. Nhưng thậm chí còn có nhiều tiềm năng hơn để khám phá. Để giúp bạn tận dụng tối đa trí tuệ nhân tạo đa năng này, dưới đây là 25 ý tưởng gợi ý bổ sung. Hãy nhớ rằng, chìa khóa để lời nhắc thành công là cụ thể và giàu ngữ cảnh nhất có thể.
Lời nhắc ví dụ:
Soạn thảo thư mời cho sự kiện ra mắt sản phẩm.
Tạo một loạt các tweet cho chiến dịch nâng cao nhận thức kéo dài một tuần.
Viết một bài đăng trên LinkedIn kỷ niệm một cột mốc quan trọng của công ty.
Tạo phản hồi cho đánh giá tích cực của khách hàng trên trang web của chúng tôi.
Viết một bản ghi nhớ truyền thông nội bộ về chính sách mới của công ty.
Tạo một danh sách các câu hỏi tiềm năng cho một cuộc họp báo.
Soạn thảo một email xin lỗi cho một khách hàng cho một rủi ro dịch vụ.
Viết một bài blog công bố một sáng kiến mới về trách nhiệm xã hội của công ty.
Tạo chú thích trên Instagram cho sự kiện hậu trường của công ty.
Soạn thảo phản hồi cho truy vấn kỹ thuật của người dùng trên diễn đàn của chúng tôi.
Tạo một loạt bài đăng cho chiến dịch gây quỹ từ thiện trên Facebook.
Soạn thảo phản hồi cho một vấn đề gây tranh cãi được đưa ra trên Twitter.
Viết một tuyên bố của công ty giải quyết các mối quan tâm về môi trường.
Tạo một loạt câu hỏi thường gặp cho một sản phẩm mới.
Viết một email quảng cáo chiêu hàng cho một nhà tài trợ tiềm năng của công ty.
Soạn thảo một tin nhắn cuối năm cho nhân viên.
Tạo một loạt bài đăng trên LinkedIn cho chiến dịch tuyển dụng.
Soạn thảo một thông cáo báo chí thông báo về việc đổi thương hiệu của một công ty lớn.
Viết phản hồi cho phản hồi tiêu cực của khách hàng trên phương tiện truyền thông xã hội.
Tạo các điểm nói chuyện chính cho một cuộc phỏng vấn truyền thông.
Tạo một loạt bài đăng để quảng bá một sự kiện ảo.
Viết một kế hoạch truyền thông khủng hoảng để thu hồi sản phẩm tiềm năng.
Soạn thảo một thông báo cho một giám đốc điều hành mới thuê.
Tạo lời giới thiệu quảng cáo cho một dịch vụ mới.
Viết phản hồi cho một bài báo đề cập đến công ty của chúng tôi.
Phần kết luận
Như chúng tôi đã khám phá trong hướng dẫn này, ChatGPT có thể là tài sản vô giá trong bộ công cụ quan hệ công chúng. Khả năng soạn thảo thông cáo báo chí, quản lý nội dung truyền thông xã hội và hỗ trợ quản lý khủng hoảng có thể tiết kiệm thời gian và nguồn lực quý giá. Tuy nhiên, điều quan trọng cần nhớ là mặc dù AI có thể tăng cường các nỗ lực PR, nhưng nó không nên thay thế khả năng phán đoán và hiểu biết của con người, đặc biệt là trong các tình huống nhạy cảm.
Các ví dụ được cung cấp trong hướng dẫn này chứng minh tiềm năng của ChatGPT khi được cung cấp lời nhắc cụ thể, giàu ngữ cảnh. Chúng tôi khuyến khích các chuyên gia PR thử nghiệm những gợi ý này và điều chỉnh chúng cho phù hợp với nhu cầu riêng của họ.
Với sự giám sát của con người và xem xét cẩn thận các tác động đạo đức, ChatGPT có thể được khai thác một cách hiệu quả để nâng cao các chiến lược PR của bạn. Khi AI tiếp tục phát triển, các ứng dụng của nó trong quan hệ công chúng cũng vậy. Chúng tôi mong muốn được xem các chuyên gia PR sẽ tận dụng ChatGPT như thế nào trong công việc của họ.
Khi chúng tôi kết thúc, đây là một số lời nhắc gói gọn các ứng dụng khác nhau của ChatGPT mà chúng tôi đã thảo luận:
Lời nhắc ví dụ:
Soạn thảo một thông cáo báo chí cho buổi ra mắt sản phẩm sắp tới của công ty chúng tôi.
Viết một bài đăng trên LinkedIn thông báo về mối quan hệ đối tác mới của chúng ta.
Tạo phản hồi cho nhận xét của khách hàng về bài đăng Facebook gần đây của chúng tôi.
Tạo một tuyên bố ban đầu giải quyết một vấn đề gần đây được đưa ra bởi các bên liên quan.
Xem xét và chỉnh sửa email nháp gửi cho khách hàng do ChatGPT chuẩn bị.
Kiểm tra phản ứng khủng hoảng do AI tạo ra để biết mức độ phù hợp và nhạy cảm.
Luôn dẫn đầu bằng cách tích hợp ChatGPT vào các hoạt động PR của bạn. Tương lai của quan hệ công chúng là đây, và nó được hỗ trợ bởi AI.